Datenschutzerklärung

VEST

 

Version: 01.09.2023

 

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, wie im Verein VEST (Verein Ehemaliger der Schaffhauser Technikerschule) Personendaten erhoben und bearbeitet werden.
Mit dem Beitritt zum Verein geben Sie automatisch die Einwilligungen zu der hier vorliegenden Datenschutz-erklärung.
Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.
Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.
Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

1       Verantwortlich für den Datenschutz

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen ist der Vereinsvorstand. Er trägt die Verantwortung für den datenschutzkonformen Umgang mit diesen Daten.
Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen:
datenschutz@vest.ch
dies ist auch die Adresse unserer delegierten Person zum Datenschutz (unabhängige Kontrollstelle).

 2       Datenschutz Kontrollstelle

Im VEST wird alle 5 Jahre eine für den Datenschutz beauftragte Kontrollstelle gewählt oder bestätigt. Die Kontrollstelle hat folgende Aufgaben:
-          Jährliche Prüfung der Art und Weise der im Verein erhobenen und verwendeten Daten (im speziellen Personendaten)
-          Unabhängige Anlaufstelle für allfällige Datenschutzverletzungen aller Art in Zusammenhang mit dem Verein VEST
-          Überwachung des Vorstandes, in Bezug auf den Datenschutz innerhalb des Vereins

3       Zweck der Datenerhebung

Wir bearbeiten ausschliesslich Daten (insbesondere Personendaten), die wir im Rahmen unserer Vereinstätigkeiten und Beziehung mit weiteren Vereinen, von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten, oder die wir beim Betrieb unserer Websites, Apps und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben.

4       Daten von Mitgliedern

4.1   Erhebung von Personendaten

Grundsätzlich erheben wir nur Personendaten, welche uns von den Mitgliedern direkt angegeben werden. Gewisse Daten (Mindestangaben) sind jedoch für die Durchführung der Vereinstätigkeit erforderlich und müssen somit angegeben werden. Die Datenaufnahme erfolgt normalerweise beim Eintritt in den Verein und im Laufe der Vereinstätigkeit der Mitglieder. Im Rahmen der im Verein durchgeführten Projekte können zusätzliche Daten (nachfolgend nicht aufgeführt) nach Bedarf, welche für die Projektabwicklung erforderlich sind, aufgenommen, bearbeitet und gespeichert werden.
 
Die nachfolgend aufgeführten Personendaten werden erhoben, gespeichert und bearbeitet.
Mindestangaben (erforderlich für Mitgliedschaft):
-     Anrede, Titel, Briefanrede
-     Vorname, Nachname
-     Wohnadresse (Strasse, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
-     Telefonnummern (Privat, Mobil, Geschäft)
-     E-Mailadressen (Hauptadresse, Alternativ)
-     Geschlecht
-     Datum (Eintritt, Austritt)
-     Funktion im Verein und in Projekten (Benutzer-ID, Status, Gruppen, Rolle)
-     Vorstand (Beitritt, Austritt, Wahldatum)
 
Zusatzangaben (individuell):
-     Zivilstand
-     Geburtsdatum, Nationalität
-     Fachrichtung (der Ausbildung an der Technikerschule)
-     Foto (Portrait)
-     Bemerkungen

 4.2   Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Vereinstätigkeiten benötigen. Wer in ClubDesk (Vereinsverwaltungs-Software, siehe Kap. 7) einen Zugang beantragt erhält ein Passwort, welches selbst individuell geändert werden kann. Um zu sehen, ob ein Mitglied das Login verwendet und es auch funktioniert, wird in ClubDesk das letzte Login mit Datum und Uhrzeit sowie die Anzahl der Logins erfasst.
Für Auswertungen innerhalb des Vereins können die Personendaten unserer Mitglieder analysiert werden.

4.3   Datenweitergabe und Datenübermittlung

Falls wir von Gesetzes wegen verpflichtet sind unsere Mitgliederdaten weiterzugeben, ist der Verein zur Weitergabe der Daten berechtigt, dies auch ohne Einholung der Einverständnisse unserer Mitglieder.
Im Rahmen der im Verein durchgeführten Projekte können Daten innerhalb des Vereins der Technikerschule Schaffhausen und des Verbandes ODEC weitergegeben werden. Dies erfolgt jedoch nur, falls eine Weitergabe zweckgebunden und zwingend für die Durchführung des entsprechenden Projektes erforderlich ist.    
Folgende Fälle werden im VEST als zweckmässig betrachtet:
-          - Erforderliche Mitgliederdaten im Rahmen von Projekten
-          - Bei E-Mailversand die entsprechenden e-Mailadressen
-          - Fotos von Vereinstätigkeiten
 
Die betroffenen Mitglieder werden dazu nur informiert (Inhalt und Zweck), wenn die Daten an externe Stellen weitergegeben werden müssen. Die Technikerschule Schaffhausen und der Verband ODEC werden im Sinne des Vereins VEST nicht als externe Stelle betrachtet.
Mitglieder dürfen die Bekanntgabe ihrer Personendaten verbieten (Sperrrecht) oder eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dazu an unter Kapitel 1 angegebenen Kontaktadresse.

5       Daten in Digitalen Netzwerken (z.B. unsere Webseite)

5.1   Erhebung von Daten

Durch den VEST werden grundsätzlich keine Analysedaten erhoben, bearbeitet und weitergegeben.
Ob und wie unser Webseiten-Provider sowie der Verband ODEC, Daten in Zusammenhang mit der Nutzung unserer Webpage erfassen, ist in dieser Datenschutzerklärung nicht beschrieben. Die Erfassung, Bearbeitung und Weitergabe der Daten erfolgt in Verantwortung des ODEC und dessen Webseiten-betreibers. Details dazu sind aus deren Datenschutzerklärung zu entnehmen.
Betreiber unserer Webpage und für den Datenschutz verantwortlich:
ODEC
Schweizerischer Verband der dipl. HF
Steiggasse 2, Postfach 2307
8401 Winterthur
 
Provider der Webpage des ODEC und im technischen sinne für den Datenschutz verantwortlich:
Dream Production AG
Gasometerstrasse 9
8005 Zurich
www.dreamproduction.com
 

5.2   Cookies / Tracking und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website

Wir setzen auf unseren Websites typischerweise "Cookies" und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann.
Weiteres dazu, ist der Datenschutzerklärung von unserem Webseitenbetreiber ODEC zu entnehmen.

5.3   Externe Dienste

Auf unserer Webseite werden Google Analytics verwendet. Weiteres dazu, ist der Datenschutzerklärung von unserem Webseitenbetreiber ODEC zu entnehmen.

5.4   Publizierung von Vereinsfotos

Fotos, welche in Zusammenhang mit den Vereinstätigkeiten gemacht werden (z.B. Anlässe, Ausflüge) sind primär im internen Mitgliederbereich zugänglich. Diese können auch erkennbare Mitglieder und externe Personen enthalten.
Auf unserer Webseite werden auch Bilder publiziert auf denen Personen (explizit Gesichter) eindeutig identifizierbar sind.
Personen, die auf Fotos erkennbar sind, können auf Verlangen eine Anonymisierung beim Vorstand schriftlich beantragen (gemäss Kontakt in Kapitel 1).

 6       Dauer der Aufbewahrung von Daten

Wir verarbeiten und speichern die Daten (Personendaten, Fotos, Dokumente), solange es für die Erfüllung unserer Vereinstätigkeit erforderlich ist sowie die kommunalen und gesetzlichen Pflichten oder die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke es erforderlich machen. D.h. also zum Beispiel für die Dauer der Mitgliedschaft einer Person (vom Eintritt bis zum schriftlichen Austritt aus dem Verein). Darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.
Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert.

7       Externe Speicherung und Bearbeitung von Vereinsdaten

Sämtliche Daten, welche im Verein gespeichert und bearbeitet werden, sind bei ClubDesk in der Schweiz gespeichert. Dazu gehören auch die Personenbezogenen Daten unserer Vereinsmitglieder.
Der VEST nutzt diese Vereinsplattform zur Speicherung, Bearbeitung, Anzeige und Weitergabe sämtlicher Vereinsdaten.
ClubDesk trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch.
Für den Datenschutz im Zusammenhang mit unserer Nutzung dieser Plattform, ist ClubDesk:
 
reeweb ag
Wettsteinplatz 7
4058 Basel
Schweiz

8       Datenzugang und Datensicherheit

8.1   Externer Datenbearbeitungsdienstleister

ClubDesk trifft angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und –beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen.

8.2   Vorstand, Projektmitarbeitende, Mitglieder

Der Zugang zu den Vereinsdaten erfolgt ausschliesslich über den Browser und die Webplattform von ClubDesk. Die Mitglieder, welche zu dieser Plattform Zugang haben, sind selbst dafür verantwortlich, entsprechende Sicherheitsvorkehrungen (Sicherheitsprogramme) zu treffen. Die Nutzung der Plattform ClubDesk hat in angemessenem IT-Schutzumfeld zu erfolgen. 

 9       Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts (wie etwa im Falle der DSGVO) das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität).
Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der im Kapitel 1 angegebenen Adresse kontaktieren.
Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen.  Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

10     Änderungen

Der Vorstand und die Datenschutz Kontrollstelle prüft diese Datenschutzerklärung regelmässig und passt diese gegebenenfalls entsprechend an. Änderungen müssen nicht an einer Mitgliederversammlung abgesegnet werden, werden jedoch falls erforderlich bei markanten Veränderungen an der Generalversammlung vorgetragen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte respektive in ClubDesk abgelegte Fassung.
 
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